Tichá pošta, jak ji NEhrát ve firmě
Setkal se s tím každý manažer, vedoucí či mistr, prostě každý, kdo vede lidi. Zadáte úkol a v době, kdy má být splněn, zjistíte… že nic, nebo úplně jinak.
Důvodů, proč se to děje, je více. Dnes se s Vámi chci podělit o zážitky s něčím, čemu říkám TICHÁ POŠTA. Z dětství hru většinou známe, někdo šeptem řekne slovo vedle stojícímu v kruhu a ten zase dalšímu, až se NĚCO vrátí opačnou stranou k prvnímu. Většinou je to úplně něco jiného než na začátku. Všichni se pak smějí…
Ale když se taková věc stane ve firmě, většinou to ke smíchu není.
Výzkumy ukazují, že jedním ústním předáním dochází ke snížení informační hodnoty zprávy o 20 až 50%!!! Takže po 3 až 5 předáních ze zprávy nezůstane vůbec nic.
Co s tím? Tady je několik zásad:
Používejte písemné a vizuální záznamy
» Po jednání pošlete shrnující email
» Používejte grafy, tabulky, sníží prostor pro jinou interpretaci
Ověřujte porozumění zpětnou vazbou
» Zaveďte pravidlo „řekni, co slyšíš“
» Používejte kontrolní otázky nebo shrnutí druhou osobou
Rozdělujte složité informace do menších částí
» Používejte jednoduchá slova a věty bez složité vnitřní struktury
» Předávejte informace strukturovaně (nejdříve a potom)
» Předávejte informace postupně, v pravý čas
Držte se jednotné terminologie
» Podporujte a používejte standardizovanou firemní terminologii
» Úkoly zadávejte jednoznačně, metoda SMART je dobrým nástrojem
Omezte počet mezičlánků v komunikaci
» Pokud je to možné, předejte informaci přímo adresátovi
» Použijte jednotnou písemnou informaci
» Zaveďte jednotné místo, kam se pro informace chodí
Zdůrazněte klíčové body a opakujte je
» Zvýrazněte klíčové informace
» Zdůraznění na začátku a shrnutí na konci zlepší proces zapamatování
» Používejte heslovitá shrnutí
Zdá se to být časově náročné? Určitě. Ale opravdu je to náročnější, než tu samou informaci opakovat několikrát a pak zjistit, že výsledek je jiný, než jste chtěli?
Zkuste to!
Jak podpořit zájem posluchačů, jak sjednotit globální (firemní) a lokální (pracovníkovo) optimum? O tom někdy příště.
